3 Tips om tijd te winnen
wilma • 19 juni 2020
Tijd winnen door erin te investeren
Als secretaresse en directie ondersteuner heb je vaak het gevoel dat je tijd te kort komt. Altijd een overvolle mailbox waar je maar niet doorheen lijkt te komen. Een onmogelijke agenda waar toch echt nog afspraken in gepland moeten worden. En al die kleine acties waarvan iedereen denkt dat je dat wel even direct op kunt pakken. Want dat is toch een kleine moeite……
Omdat ik met mijn interimwerk veel bij secretariaten kom, heb ik ontdek dat er drie tijdvreters zijn die bijna op elk secretariaat voorkwamen:
- Onvoldoende grip op eigen tijd;
- Het jaarlijks inplannen van afspraken en meetings;
- Een overvolle mailbox die soms allesoverheersend lijkt.
1. Hoe zorg je er nu voor dat je grip blijft houden op jouw tijd en planning?
Wanneer je echt grip op je tijd wilt krijgen, dan moet je allereerst investeren in tijd. En dat is tegelijkertijd de grootste uitdaging. Want waar vind je die tijd in die hele drukke baan van je?
Die tijd zal er nooit komen al je dat niet inplant. Dus, hoe lastig het ook lijkt, gun jezelf een paar blokuren in de week of in de maand, waarin je aan je de achterkant van je werk werkt. De rest van de tijd kun je dan focussen op de uitvoering van het werk zelf en op de ondersteuning van jouw manager.
Maak dus met regelmaat een afspraak met je jezelf, minimaal 1 keer per maand. En die afspraak met jezelf moet je serieus nemen. Zorg ervoor dat daar niets overheen gepland wordt en doe jezelf niet tekort door ‘maar’ een uurtje te plannen. Plan gerust een hele middag of ochtend. Dit is jouw tijd en is bedoeld om jouw werk verder te professionaliseren.
Werk je in een team van secretaresses? Dan kun je deze tijd ook gezamenlijk gebruiken om met elkaar te werken aan optimalisering van het secretariaat en de ondersteuning van jullie managers.
Je start door al jouw werkzaamheden op een rij te zetten. Zet die op papier, plak post-its op een wand of bedenk een andere creatieve manier om zichtbaar te krijgen waar jij jouw tijd mee vult. Beschrijf hoe jij deze werkzaamheden uitvoert:
• Wat kost veel en wat kost weinig tijd?
• Wat zou efficiënter kunnen? Wat zou kunnen worden geautomatiseerd?
• Horen deze werkzaamheden wel bij jou of kunnen ze beter door iemand anders uitgevoerd worden?
Zo krijg je een mooi inzicht in wat je doet, wat je zou willen optimaliseren, en kun je daar doelen en acties aan verbinden. Maak de doelen en acties realistisch en haalbaar. Dit actieplan is erop gericht om jou meer gevoel en grip op je tijd te geven en maakt helder hoe jij daarop kunt sturen.
2. Plannen van jaarlijks terugkerende afspraken
Elk jaar komen ze weer terug: de bilats, de jaargesprekken, de MT-meetings, de RvT-meetings. En elke jaar kost dat zoveel tijd om te plannen en te organiseren. Elke keer verbaast me weer dat secretaresses deze exercitie elk jaar weer uitvoeren en daar zoveel tijd mee kwijt zijn.
De oplossing is zo eenvoudig.
Neem eens de tijd om op een rij te zetten (als je dat nog niet had gedaan) welke afspraken en meetings elk jaar weer terug komen. Gebruik daar zo’n bloktijd voor. Vervolgens plan je nog één keer deze afspraken in. Je geeft de afspraak of meeting in de herhalingscyclus geen einddatum. De afspraak loop in principe in lengte van jaren door, totdat er iets verandert in de situatie.
Door dit zo in te richten hoef je er maar één keer tijd in te steken en de jaren daarna bijna niet meer naar om te kijken.
3. Een overvolle mailbox die soms allesoverheersend lijkt
Je mailbox blijft zich maar vullen. En elke mail is een actie, groot of klein. Vaak heb je aan het einde van de dag net zoveel mails als aan het begin van de dag, ook ben je zo druk bezig geweest met beantwoorden van je mail.
De fout die de meesten maken is om direct in de actie te gaan en van boven naar beneden de mails behandelen. Het is onderzocht en bewezen dat je op die manier een mail gemiddeld 10x bekijkt voordat deze is weg gewerkt. Zonde van jouw tijd toch?
Ook hierbij levert investering van tijd weer tijdswinst op:
Categoriseer je mail. Door dat te doen, geef je gelijk prioriteiten aan je acties. En het geeft ook een gestructureerd beeld van jouw overvolle mailbox. Die hoeveelheid mails kijken je nu veel minder aan en dat doet wat met het ‘volle’ en allesoverheersende gevoel in je hoofd.
Mailtjes die je heel snel met maximaal 2 zinnen kunt beantwoorden, categoriseer je niet, en beantwoord je direct.
Beantwoord een mail die niet alleen aan jou, maar ook aan een aantal anderen is gestuurd, alleen aan de afzender. Zo voorkom je de hoeveelheid mailtjes van anderen die meestal onnodig weer op jouw mail reageren. Hiermee beperk je dus de hoeveelheid inkomende mailtjes.
Bekijk op vaste tijden je mailbox. Een mailtje hoeft niet direct beantwoord te worden. Door ongeveer 4 vaste momenten te kiezen heb je tussendoor tijd voor andere dingen. Als iets echt urgent is, dan word je gebeld of komt die collega vanzelf wel naar je toe. Je zult merken dat, als collega’s er eenmaal aan gewend zijn dat je niet direct antwoordt, ze of vaker naar je toe zullen komen of je bellen, of gewoon rustig wachten tot je antwoordt. Want dat doe je natuurlijk uiteindelijk wel.
Win tijd door erin te investeren
Ik wens je veel succes.
En heb je vragen? Of wil je nog aanvullende tips?
Dan kijk ik uit naar jouw mailtje (wilma@lichtprofessionalsupport) of telefoontje (06-22920319).
Wilma
Wilma Licht is interim management ondersteuner. Door haar jarenlange ervaring en kennis van het vak wordt zij regelmatig ingezet om directeuren en management te ondersteunen en secretaresses te adviseren over optimalisatie en efficiency van hun werk.